Een nieuwe woning huren met het gemak van een online vlucht boeken, noemt Bakkers het. Binnen enkele clicks. Dat klinkt ambitieus. Volgens Vidii kan het door een helder stappenplan: een woning zoeken in de intuïtieve selectietool, een optie nemen en je gegevens uploaden.

Na bevestiging kun je het digitale dossier compleet maken en als laatste stap de huurovereenkomst digitaal ondertekenen. “Kennismakingsgesprekken kun je dus overslaan indien de beheerder of belegger dit wenst”, aldus Bakkers, die ruime ervaring heeft als vastgoedondernemer.

“En bezichtigingen hoeven eigenlijk ook niet meer. Een huurder kan van elk project online een plattegrond zien van de beschikbare woningen. Met foto’s, huurprijzen, oppervlakte en indeling. Verhuurders weten door het geüploade dossier precies met wie ze te maken hebben.”

Eerlijk proces

Met de beschrijving van de werkwijze tekent de belangrijkste doelgroep zich af: jonge professionals en studenten. Zij zijn immers gewend om online zaken te doen.

Door gebruik van platforms als Airbnb krijgen consumenten steeds meer vertrouwen in online transacties. Mede daardoor wordt het digitaal huren van een woning snel een geaccepteerd fenomeen, stelt medeoprichter Wennekes, die ruime ervaring heeft in de ontwikkeling van vastgoedmanagementsoftware.

“Voldoet iemand hier niet aan, dan kun je vlot verder met iemand anders. Dat scheelt leegstand.”

“Er is daarin een trend van web naar app te signaleren, daarom is de Vidii alert app ontwikkeld waarbij potentiële huurders bij nieuw aanbod een push-bericht krijgen en direct vanuit de app een optie op de woning kunnen nemen. Het is wie het eerst komt, wie het eerst maalt. “Dat maakt het proces eerlijk en transparant.”

Naast voordelen voor de woningzoekende, biedt het systeem ook voordelen aan de woningaanbieders. Doordat de tool gekoppeld kan worden aan de back office worden veel handmatige processen overbodig.

Beschikbaarheid en verhuringen worden real time in de back office verwerkt en het systeem faciliteert geïntegreerde credit checks en digitale huurcontracten.

“De efficiëntie en kwaliteit van werken die hiermee gerealiseerd kan worden, is ongekend”, aldus Wennekes.

Leegstand voorkomen

Daarbij hoeven bemiddelaar en huurder ook minder vaak bij elkaar te komen. Buiten de eerder genoemde kennismaking en bezichtiging is er door het digitale contract ook geen noodzaak tot een tekenafspraak, onderstreept Bakkers.

De werkwijze leidt volgens hem dan ook tot een verkorting van de doorlooptijd. Wanneer een geïnteresseerde een optie neemt op een woning, krijgt hij bijvoorbeeld twee dagen om zijn dossier aan te vullen. Met geautomatiseerde reminders om hem erop te wijzen wanneer zaken nodig zijn.

“Voldoet iemand hier niet aan, dan kun je vlot verder met iemand anders. Dat scheelt leegstand.”

Als je alles al klaar zet in het systeem bespaar je flink op interne overhead en extern op commerciële uitgaven, vatten de ondernemers samen.

Met een fractie van de gebruikelijke mutatiekosten als resultaat. Bakkers: “Door vooraf eenmalig wat tijd te investeren, kunnen kosten voor follow-up mutaties met een factor tien dalen.”

Naadloos aansluiten

De animo onder bestaande relaties van Wennekes en Bakkers is naar eigen zeggen groot. Zo hebben enkele grote makelaars- en vastgoedmanagementbedrijven zich gemeld en zien ook universiteiten kansen voor gestroomlijnde huisvesting van hun studenten.

De potentie wordt ook bevestigd door een viertal succesvolle pilots in Utrecht, Eindhoven, Leeuwarden en Venlo. Het plan is dan ook om de dienst breed in de markt te zetten. Wennekes wijst bijvoorbeeld op woningbouwcorporaties.

“Vidii kan bovenop hun bestaande systemen werken, zodat ze geen grote investeringen hoeven te doen.” Indien gewenst kunnen klanten de toepassing ook als ‘white label’ afnemen, vult Bakkers aan. “Zodat het de look heeft van een eigen product en naadloos aansluit op de eigen omgeving.”

Hoewel de aandacht momenteel vooral uitgaat naar het breder betreden van de markt, wordt er ook product inhoudelijk vooruitgekeken. Zo zal door de groeiende adoptie van wearables en andere tech-oplossingen steeds meer mogelijk worden met het systeem.

Een rondleiding volgen in virtual reality is bijvoorbeeld denkbaar. Evenals een token om de deur te openen, zodat er geen huissleutel meer nodig is. Of aanvullende diensten meenemen in het huurcontract.

Wennekes: “Hoe fijn is het voor een huurder als hij bij het afsluiten van zijn huurcontract in één moeite ook gas, water, elektriciteit, internet en schoonmaakhulp kan regelen. Samen met de markt kunnen we voortdurend nieuwe toevoegingen bedenken.”

Praktijk: studenten/young professionals

In samenwerking met Utrechtse universiteiten en hogescholen hebben internationale studenten in korte tijd huisvesting gevonden met behulp van Vidii.

“Alle 134 woningen van een nieuw opgeleverd studentencomplex waren binnen twee dagen verhuurd en digitaal geheel afgerond”, vertelt Ruud Joosten, die het traject begeleidde.

Daarop is met behulp van studentbeheerders, die in ruil voor huurverlaging een oogje in het zeil houden, gezorgd dat de nieuwe bewoners hun weg konden vinden. “Zodat het wel persoonlijk blijft.”

Evenals bij een pilot in Leeuwarden, die uitgevoerd werd door een lokale vastgoedbeheerder, is de vidii-tool gekoppeld aan het bestaande vastgoedmanagementsysteem.

“Je hebt geen inschrijfformulieren meer in je handen, dus moet vertrouwen op het systeem.”

De vastgoedbeheerder kon extern inloggen in de Vidii-tool om de huurmutaties te verrichten, zij dienden enkel het proces in het dashboard te volgen en vervolgens konden zij de woningen opleveren.

“Per doelgroep stellen we bovendien precies in welke informatie nodig is. Zodat we bijvoorbeeld niet om een werkgeversverklaring vragen als iemand nog studeert.”

Praktijk: vastgoedbeheerders

De softwaresystemen waarmee het beheer bij vastgoedbeheerders en beleggers is geautomatiseerd, volstaan veelal bij een lopende huurovereenkomst.

Bij een mutatie wordt deze automatisering echter vaak onderbroken. Er wordt dan teruggevallen op een traditioneel proces van bezichtigen, handmatige opmaak van contacten, aanpassingen, printen, tekenen, scannen et cetera.

Een proces dat arbeidsintensief is en gevoelig voor menselijke fouten, stelt Wim Snijders, die verschillende pilots met Vidii begeleidde. “Binnen onze tool wordt het hele proces digitaal verricht zonder dat de beheerder van zijn huidige softwarepakket hoeft af te stappen.”

Dat bleek even omschakelen voor medewerkers. “Je hebt geen inschrijfformulieren meer in je handen, dus moet vertrouwen op het systeem.” Snijders zag dan ook dat mensen de voortgang nauwlettend volgden, maar hoorde ook verbazing over de snelheid en flexibiliteit van het systeem.

“Voorheen was er geen totaaloplossing. Nu is informatie altijd up to date en is het proces minder foutgevoelig.”

In de praktijk zien wat Vidii voor u kan betekenen? Meldt u hier aan.